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Protection des données

Le Commissariat aux affaires maritimes est une administration qui est placée sous l’autorité du Ministre de l’Économie. Il a pour objet de superviser le secteur maritime luxembourgeois. Il est sis au 19-21 boulevard Royal, L-2449 Luxembourg.

Afin de réaliser son objet, le Commissariat aux affaires maritimes collecte et contrôle des données personnelles auprès de ses usagers. Le Commissariat aux affaires maritimes est tenu par le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) d’informer les personnes concernées sur :

• l’utilisation de leurs données à caractère personnel
• leurs droits
• la manière de faire valoir leurs droits

Le traitement de vos données personnelles se fonde sur l’article 6 (1) (a), (b), (c), ou (e) du RGPD.

1. Utilisation des données à caractère personnel

Vous êtes un utilisateur du site internet du Commissariat aux affaires maritimes

Vous êtes ou souhaitez être un dirigeant maritime agréé

Vous êtes un représentant d’une entreprise maritime agréée

Vous êtes un marin travaillant à bord d’un navire battant pavillon luxembourgeois

Vous êtes un plaisancier dont le bâtiment est inscrit sur le registre de plaisance luxembourgeois

Vous êtes propriétaire ou gestionnaire d’un navire immatriculé au registre public maritime luxembourgeois

Vous avez écrit un email ou un courrier au Commissariat aux affaires maritimes

Tous les délais de conservation sont indiqués sans préjudice d’une durée de conservation plus longue prévue par la législation et sauf en cas de procédure judiciaire ou administrative en cours qui nécessite la conservation des informations pendant toute la durée de la procédure. Au-delà de ces délais, les données ne sont conservées à des fins archivistiques ou statistiques et uniquement après anonymisation.

1. Vous consultez notre site internet

Le Commissariat aux affaires maritimes n’utilise pas de cookies sur son site. Vos données personnelles ne sont pas collectées par le Commissariat aux affaires maritimes.

2. Vous êtes ou souhaitez être un dirigeant maritime agréé

Lorsque vous soumettez une demande pour devenir dirigeant maritime, il vous est demandé de fournir des données à caractère personnel. Une personne morale introduisant une demande d’agrément doit également communiquer au Commissariat aux affaires maritimes des informations personnelles concernant toutes personnes chargées de la direction de l’entreprise. En outre, à certaines occasions, une personne tierce, munie d’un pouvoir spécial, peut être amenée à communiquer ses nom et prénoms lorsque par exemple elle introduit une demande pour le compte du demandeur.

Ces informations sont utilisées afin de vérifier que les conditions fixées par les articles 132 et 133 de loi modifiée du 9 novembre 1990 ayant pour objet la création d’un registre public maritime luxembourgeois sont remplies.

Votre requête est conservée sur les serveurs du Centre des technologies de l’information de l’État au Luxembourg. Une fois votre requête traitée, les données sont également conservées sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes.

La conservation des données perdure pendant toute la durée de l’agrément de dirigeant maritime. Si votre demande est rejetée ou si votre agrément est retiré, les données à caractère personnel sont encore conservées pendant trente ans. Vos données sont ensuite supprimées.

Les noms des dirigeants maritimes agréés, ainsi que leurs coordonnées, sont publiés sur le site internet du Commissariat aux affaires maritimes pendant toute la durée de l’agrément.

Le Commissariat aux affaires maritimes n’utilise pas les informations que vous fournissez en vue de générer des décisions automatisées susceptibles de vous affecter.

3. Vous êtes un représentant d’une entreprise maritime agréée

Lorsque vous soumettez une demande pour devenir entreprise maritime agréée, il vous est demandé de fournir des données à caractère personnel notamment sur vos administrateurs ou personnes chargées de la gestion de l’entreprise. Par ailleurs, une personne tierce, munie d’un pouvoir spécial, peut être amenée à communiquer ses nom et prénoms lorsque par exemple elle introduit la demande pour le compte du demandeur.

Ces informations sont utilisées afin de répondre à votre requête et pour vérifier que les conditions fixées par l’article 131 de loi modifiée du 9 novembre 1990 ayant pour objet la création d’un registre public maritime luxembourgeois sont remplies et plus généralement pour traiter votre demande.

Votre requête est conservée sur les serveurs du Centre des technologies de l’information de l’État au Luxembourg. Une fois votre requête traitée, les données sur vos administrateurs ou personnes chargées de la gestion de l’entreprise, sur votre dirigeant maritime et sur la personne ayant reçu un pouvoir pour introduire la demande sont conservées par le Commissariat aux affaires maritimes. La durée de conservation des données à caractère personnel est de trente ans à compter du retrait de l’agrément.

Le Commissariat aux affaires maritimes n’utilise pas les informations que vous fournissez en vue de générer des décisions automatisées susceptibles de vous affecter.

4. Vous êtes marin travaillant à bord d’un navire battant pavillon luxembourgeois

Sur base de la législation applicable, les données à caractère personnel des marins sont communiquées au Commissariat aux affaires maritimes dans plusieurs circonstances :

• en vue de la délivrance d’un livret de marin
• en vue de la reconnaissance de leurs brevets et/ou certificats d’aptitude
• en vue d’obtention de dispenses et de dérogations à la nationalité des capitaines
• en vue d’émettre des certificats de service sur base des listes d’équipage transmises et gérées par le Commissariat aux affaires maritimes
• en vue de voir une plainte être traitée par le Commissariat aux affaires maritimes
   

• Délivrance d’un livret de marin

Votre employeur ou vous-même voulez introduire une demande pour que vous disposiez d’un livret de marin qui vous permettra de travailler à bord d’un navire battant pavillon luxembourgeois. Ce document est obligatoire sur base du règlement grand-ducal modifié du 8 avril 1991 et de la convention de l’OIT n°185.

Les informations requises sont celles prévues par ledit règlement grand-ducal et sont nécessaires pour pouvoir établir le livret de marin. Elles ne font pas l’objet d’un traitement automatisé.

La demande est conservée sur les serveurs du Centre des technologies de l’information de l’État au Luxembourg. Une fois la demande traitée, les données sont également conservées sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes pendant la durée de validité du livret de marin et suite à l’expiration de ce dernier pendant trente ans.

• Reconnaissance de brevets et/ou certificats d’aptitude

La convention sur les normes de formation, de certification et de veille des gens de mer (STCW) exige que les gens de mer soient dûment qualifiés pour exercer leurs fonctions. Les États du pavillon ont pour obligation de contrôler que la formation suivie par les gens de mer dans un autre État est suffisante. Ce contrôle est réalisé sur base des données à caractère personnel fournies lors de l’introduction de la demande en reconnaissance des brevets et/ou certificats d’aptitude.

Cette vérification est effectuée de manière non automatisée par les agents du Commissariat aux affaires maritimes.

La demande est conservée sur les serveurs du Centre des technologies de l’information de l’État au Luxembourg. Une fois la demande traitée, les données sont également conservées sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes pendant la durée de validité du document émis. La durée de conservation de ces données est de trente ans à compter de la date d’échéance du document.

• Obtention de dispenses et de dérogations à la nationalité des capitaines

L’article 20 de la loi modifiée du 9 novembre 1990 prévoit la possibilité de déroger aux critères de nationalité des capitaines. Sur base de la même loi, il est possible d’établir des dispenses pour la formation de l’équipage pour pourvoir temporairement à des remplacements.

Les demandes de dispenses et de dérogations contiennent en vue de leur traitement, des données à caractère personnel, qui sont traitées de manière non automatisée par les agents du Commissariat aux affaires maritimes.

Leur conservation est faite sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes pendant une durée de trente ans à compter de l’expiration du document.

• Délivrance de certificats de service et gestion des listes d’équipage

En tant que marin, vous pouvez faire une demande pour obtenir un certificat de service. Les listes d’équipage sont adressées au Commissariat aux affaires maritimes et servent à établir les périodes de navigation, reprises dans le certificat de service.

Les données à caractère personnel reprises dans les certificats de service et/ou les listes d’équipage sont conservées pendant trente ans à compter de l’émission du document.

• Traitement des plaintes

Le Commissariat aux affaires maritimes reçoit les plaintes des gens de mer naviguant sur un navire battant pavillon luxembourgeois afin de faciliter la résolution des différends entre gens de mer et armateur. Il s’agit d’une mission d’intérêt public prescrite par la norme 5.1.4 de la Convention du travail 2006, mise en œuvre par le règlement grand-ducal du 31 mai 2015.

Lors de l’introduction d’une plainte, il est possible que le marin fasse part de son identité et d’autres données personnelles. Il pourrait avoir à communiquer par exemple une copie de son contrat de travail ou indiquer ses fonctions à bord.

Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire pour analyser votre plainte et pour vous contacter.

Les données sont conservées pendant tout le temps de traitement de la plainte. Par la suite, les données sont encore conservées trente ans.

5. Vous êtes un plaisancier dont le bâtiment est inscrit sur le registre de plaisance luxembourgeois

En tant que plaisancier, vous pouvez être amené à introduire plusieurs types de démarches :

• Une demande pour l’émission ou la reconnaissance d’un permis de plaisance
• Une demande en immatriculation d’un navire de plaisance

• Émission ou reconnaissance d’un permis de plaisance

En vue de l’obtention d’un permis de plaisance ou de la reconnaissance de son permis étranger, le demandeur doit communiquer des données à caractère personnel qui sont traitées par les agents du Commissariat aux affaires maritimes et sont partiellement accessibles par d’autres entités externes (l’administration des douanes, le service de la navigation ou encore la police grand-ducale).

Ce traitement est nécessaire pour remplir une mission d’intérêt public et est fondé sur le titre 4 de la loi modifiée du 23 septembre 1997 portant réglementation de la navigation de plaisance et portant modification de certaines autres dispositions légales.

La demande est conservée sur les serveurs du Centre des technologies de l’information de l’État au Luxembourg. Une fois la demande traitée, les données sont également conservées sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes pendant la durée de validité du document émis. La durée de conservation de ces données est de trois mois en cas de non attribution ou de non-renouvellement du permis ou de la reconnaissance. En cas de non-renouvellement, les données sont supprimées cinq ans après l’expiration du permis.

• Demande d’immatriculation d’un navire de plaisance

Le demandeur doit communiquer des données à caractère personnel qui sont traitées par les agents du Commissariat aux affaires maritimes et sont partiellement accessibles par d’autres entités externes (l’administration des douanes, le service de la navigation ou encore la police grand-ducale) pour pouvoir immatriculer son bâtiment de plaisance sur le registre luxembourgeois.

Ce traitement est nécessaire pour remplir une mission d’intérêt public et est fondé sur le titre 1^er de la loi modifiée du 23 septembre 1997 portant réglementation de la navigation de plaisance et portant modification de certaines autres dispositions légales.

La demande est conservée sur les serveurs du Centre des technologies de l’information de l’État au Luxembourg. Une fois la demande traitée, les données sont également conservées sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes pendant la durée de validité du document émis. La durée de conservation de ces données est de trois mois en cas de refus d’immatriculation. A l’expiration du certificat d’immatriculation, les données sont encore conservées dix ans.

6. Vous êtes propriétaire ou gestionnaire d’un navire immatriculé au registre public maritime luxembourgeois

Un nombre limité de données à caractère personnel concernant les employés du propriétaire et du gestionnaire du navire à immatriculer est requis pour faciliter la communication entre les agents du Commissariat aux affaires maritimes et le propriétaire ou le gestionnaire. L’article 4 de la loi modifiée du 9 novembre 1990 requiert par exemple la communication des nom, prénoms, domicile et résidence des personnes autorisées à engager le ou les propriétaires.

Ces données sont conservées sur les serveurs du Commissariat aux affaires maritimes pendant tout le temps où le navire est immatriculé auprès du registre maritime luxembourgeois. Si le navire est radié, les données sont encore conservées pour une période de trente ans avant d’être supprimées.

7. Vous avez écrit au Commissariat aux affaires maritimes

En écrivant au Commissariat aux affaires maritimes, vous communiquez des données à caractère personnel, comme votre nom, prénom, adresse ou numéro de téléphone.

Les correspondances, sous quelque forme que ce soit, sont conservées et archivées sur nos serveurs et sur cassettes remises au Centre des technologies de l’information de l’Étatpendant une période maximale de trente ans.

2. Les droits des personnes concernées

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées par le Commissariat aux affaires maritimes, les usagers disposent des droits suivants :

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement
• Droit de limitation
• Droit à la portabilité des données à caractère personnel
• Droit d’opposition

1. Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel. Vous pouvez vous renseigner auprès du Commissariat aux affaires maritimes pour savoir si ce dernier détient des données à caractère personnel vous concernant et vous pouvez demander que l’on vous communique ces données.

2. Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification de vos données à caractère personnel si vous considérez que ces dernières sont inexactes ou incomplètes.

Le Commissariat aux affaires maritimes procèdera à la rectification demandée dans la mesure où il est compétent pour le faire. Dans le cas contraire, la demande de rectification sera transmise à l’entité compétente dans les limites du cadre légal.

3. Droit à l’effacement

Vous pouvez demander à ce que vos données à caractère personnel traitées par le Commissariat aux affaires maritimes soient effacées.

Il y a lieu de noter que la majorité des données à caractère personnel sont traitées par le Commissariat aux affaires maritimes sur base de dispositions légales et que, par conséquent, ce droit est très limité.

4. Droit de limitation

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander à ce que l’accès à vos données ou le traitement de ces dernières par le Commissariat aux affaires maritimes soit limité.

Il y a lieu de noter que la majorité des données à caractère personnel sont traitées par le Commissariat aux affaires maritimes sur base de dispositions légales et que, par conséquent, ce droit est très limité.

5. Droit à la portabilité des données à caractère personnel

Vous avez le droit, dans la limite des données à caractère personnel effectivement traitées par le Commissariat aux affaires maritimes, de :

• Recevoir une copie de vos données à caractère personnel ;
• Demander à ce que vos données soient transmises à un autre responsable de traitement quand le traitement des données est fondé sur votre consentement et quand le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

6. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que le Commissariat aux affaires maritimes traite vos données à caractère personnel

Il y a lieu de noter que la majorité des données à caractère personnel sont traitées par le Commissariat aux affaires maritimes sur base de dispositions légales et que, par conséquent, ce droit est très limité.

3. Comment faire valoir vos droits ?

Vous pouvez faire valoir vos droits soit en :

• introduisant une réclamation directe auprès du délégué à la protection des données
• introduisant une réclamation auprès de la CNPD
• saisissant le tribunal

1. Réclamation directe

Le Commissariat aux affaires maritimes a désigné Mme Annabel ROSSI, en tant que délégué interne à la protection des données que vous pouvez contacter en cas de questions ou d’inquiétudes concernant les politiques ou les pratiques du Commissariat aux affaires maritimes en matière de données personnelles.

Ses coordonnées sont les suivantes :

Annabel ROSSI

19-21 boulevard Royal

L-2449 Luxembourg

annabel.rossi@cam.etat.lu

+352 247 84 453

Vous pouvez également lui adresser une demande en énonçant le droit que vous souhaitez faire valoir ainsi qu’une explication détaillée sur les données à caractère personnel sur lesquels vous basez votre demande. Chaque demande devra être accompagnée d’une copie d’un document d’identification (passeport ou carte d’identité en cours de validité).

Le DPO a pour autres missions :

• d’informer et de conseiller le Commissariat aux affaires maritimes ainsi que ses agents sur leurs obligations en matière de protection des données à caractère personnel ;
• de contrôler le respect de la législation relative à la protection des données à caractère personnel ;
• de coopérer avec l’autorité de contrôle et, si nécessaire, d’informer cette dernière ainsi que le titulaire des données de toute violation de la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

2. Réclamation auprès de la CNPD

Si votre réclamation auprès du DPO est restée sans suite, il vous est possible d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des données.

Pour plus d’informations, consultez leur site internet.

3. Saisine du tribunal

Si les suites données par la CNPD ne vous paraissent pas satisfaisantes, vous pouvez toujours saisir le tribunal compétent.